Privacyverklaring

Versie 1.10

Anchor Labs ("wij", "ons") respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en toepasselijke Nederlandse wetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk?

Anchor Labs
Van Wesembekestraat 113, 3132 XW Vlaardingen
E-mail: support@boekbaar.nu
KvK: 92264514 · BTW: NL004946495B59

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord, gehasht)
• Bedrijfsgegevens van salon/eigenaar (naam, contact, adres, slug)
• Klantgegevens die door de ondernemer worden ingevoerd (naam, e-mail, telefoon, notities)
• Intake-antwoorden die klanten invullen bij online boeken (vragen en antwoorden, toestemmingstijdstip)
• Klantportaal-gegevens (optioneel account, gekoppelde bedrijven, sessies, marketingvoorkeuren)
• Marketingtoestemming en verjaardagsdatum (optioneel, alleen met toestemming van de klant)
• Marketingcampagne-logboeken (verzonden e-mails, status, type)
• Afspraakgegevens (datum, tijd, dienst, medewerker, status)
• Betalingsgegevens via Stripe (wij slaan geen creditcardnummers op)
• Stripe Connect onboarding- en verificatiegegevens (identiteit, bedrijfsgegevens)
• Financiële accountmetadata (Stripe-account-ID, betalingsstatus, transactiereferenties)
• E-mailverkeer via Mailjet (verificatie, bevestigingen, reminders)
• Transactionele SMS via Twilio wanneer geactiveerd (bevestigingen, herinneringen)
• Google Calendar koppeling (tokens versleuteld opgeslagen indien geactiveerd)
• Microsoft Outlook Calendar koppeling via Microsoft Graph (tokens versleuteld opgeslagen indien geactiveerd)
• Universele iCalendar-feed (alleen-lezen abonnement; feedtoken als hash opgeslagen, geen externe Apple API)
• Technische gegevens (logs, cookies; zie cookieverklaring)

3. Doeleinden

Wij verwerken gegevens om:

• de Boekbaar-dienst te leveren en je account te beheren;
• online boekingen, planning en betalingen mogelijk te maken;
• transactionele e-mails te versturen;
• marketingcommunicatie te versturen wanneer de klant hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven (loyaliteitscampagnes, verjaardagsacties, herinneringen);
• de dienst te verbeteren en te beveiligen;
• wettelijke verplichtingen na te komen, waaronder fraudepreventie en compliance.

4. Betalingsverwerking

Boekbaar-abonnementen en afspraakbetalingen worden verwerkt via Stripe. Stripe treedt op als betalingsverwerker voor abonnementsbetalingen en als onafhankelijke verantwoordelijke of verwerker voor Connect-betalingsactiviteiten, afhankelijk van de aard van de verwerking.

• Abonnementen: Stripe verwerkt facturatiegegevens voor je Boekbaar-abonnement.
• Stripe Connect: bij het activeren van online betalingen doorloop je Stripe onboarding. Stripe verzamelt identiteits- en bedrijfsgegevens voor verificatie, KYC/AML en compliance.
• Eindklantbetalingen: betalingen voor afspraken worden verwerkt op het Stripe Connect-account van de ondernemer. Boekbaar ontvangt beperkte transactiemetadata (status, bedrag, referenties) om de dienst te leveren.
• Fraudepreventie: Stripe en Boekbaar kunnen gegevens gebruiken voor fraudepreventie, risicobeoordeling en naleving van wet- en regelgeving.
• Regulatory reporting: Stripe kan gegevens verwerken en rapporteren aan toezichthouders wanneer dit wettelijk verplicht is.

Zie ook onze betalingsvoorwaarden en het Stripe privacybeleid.

5. Verwerkers

Wij maken gebruik van betrouwbare verwerkers, waaronder:

• Stripe (abonnementen, Stripe Connect en afspraakbetalingen)
• Mailjet (transactionele e-mail)
• Twilio (transactionele SMS voor afspraaknotificaties, indien geactiveerd)
• Google (Google Agenda-koppeling, indien geactiveerd door gebruiker)
• Microsoft (Outlook Agenda / Microsoft Graph, indien geactiveerd door gebruiker)
• OpenRouter (AI-verwerking op verzoek van ondernemer)
• Hosting- en databaseproviders voor de applicatie

Een actueel overzicht staat op onze pagina Subverwerkers.

6. Google-gebruikersgegevens en Google Agenda

Boekbaar gebruikt Google-gebruikersgegevens uitsluitend om door de gebruiker aangevraagde agenda-functionaliteit te leveren, zoals synchronisatie van afspraken en beschikbaarheidscontroles.

De verwerkte gegevens kunnen onder meer omvatten:

• agenda-identificatoren en minimale agenda-metadata (naam, primair/eigenaar);
• bezette tijdsblokken (free/busy) voor beschikbaarheidscontroles;
• afspraakgegevens die Boekbaar zelf in een door jou eigend agenda schrijft;
• OAuth-tokens en refresh tokens (versleuteld opgeslagen);
• synchronisatiestatus en technische sync-metadata.

Boekbaar leest geen volledige Google Calendar-afspraken (geen titels, beschrijvingen, deelnemers of locaties van bestaande externe afspraken) voor deze koppeling. Boekbaar schrijft alleen naar agenda's waarvan jij eigenaar bent.

Boekbaar verkoopt Google-gebruikersgegevens niet. Boekbaar deelt Google-gebruikersgegevens niet met adverteerders, datamakelaars of marketingnetwerken. Boekbaar gebruikt Google-gebruikersgegevens niet voor advertentiedoeleinden en niet om gegeneraliseerde AI- of machinelearningmodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.

Google-gebruikersgegevens worden alleen gedeeld, overgedragen of openbaar gemaakt:

1. met Google via officiële Google API's, voor zover nodig voor de koppeling;
2. met vertrouwde infrastructuur- en subverwerkers die strikt nodig zijn om Boekbaar te hosten, te beveiligen en te exploiteren (zie Subverwerkers);
3. indien vereist door wet- of regelgeving of een bevoegde autoriteit.

Toegang tot Google-gebruikersgegevens is beperkt tot geautoriseerde systemen en processen die nodig zijn voor synchronisatie. Je kunt Google Agenda ontkoppelen in Boekbaar of via je Google-account. Na ontkoppeling haalt Boekbaar geen nieuwe Google Agenda-gegevens meer op en verwijdert opgeslagen OAuth-tokens conform ons verwijderingsbeleid.

Boekbaar's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Zie ook onze Google API-disclosure voor een beknopt overzicht voor reviewers.

Boekbaar gebruikt OpenRouter voor AI-functies, maar Google-gebruikersgegevens die via Google API's zijn verkregen worden technisch uitgesloten van AI-prompts en worden niet naar OpenRouter verzonden. Google Agenda-data wordt niet gedeeld met OpenRouter.

7. Beveiliging van gevoelige gegevens

Boekbaar past technische en organisatorische maatregelen toe om gevoelige gegevens te beschermen, waaronder:

• versleuteling in transit via HTTPS/TLS voor alle verbindingen met Boekbaar;
• versleuteling of anderszins beschermde opslag voor OAuth-tokens, refresh tokens en andere gevoelige secrets;
• gehashte wachtwoorden (wij slaan geen leesbare wachtwoorden op);
• gehashte herstelcodes voor tweefactorauthenticatie (2FA), indien geactiveerd;
• rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) voor dashboardgebruikers;
• tenant-isolatie per organisatie: gegevens van organisaties worden gescheiden;
• dataminimalisatie: alleen gegevens die nodig zijn voor de dienst worden verwerkt;
• audit logging voor beveiligingsgevoelige acties;
• toegang beperkt tot geautoriseerde gebruikers, medewerkers en geautomatiseerde processen;
• beveiligde sessiecookies, waaronder httpOnly waar van toepassing;
• optionele tweefactorauthenticatie (2FA) voor dashboardgebruikers;
• periodieke updates, patching en operationele monitoring van de infrastructuur;
• back-ups en database-toegang beperkt tot geautoriseerde operationele handelingen.

Boekbaar claimt geen certificeringen (zoals ISO 27001 of SOC 2) tenzij expliciet gepubliceerd op onze beveiligingspagina.

8. Microsoft Outlook Agenda / Microsoft Graph

Boekbaar kan op verzoek van de gebruiker verbinden met Microsoft Outlook Calendar via Microsoft Graph. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor door de gebruiker aangevraagde agendasynchronisatie en beschikbaarheidscontroles.

De verwerkte gegevens kunnen onder meer omvatten:

• agenda-identificatoren;
• eventmetadata voor synchronisatie;
• OAuth-tokens en refresh tokens;
• synchronisatiestatus.

Deze gegevens worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertentiedoeleinden en niet gebruikt om gegeneraliseerde AI-modellen te trainen. Je kunt Microsoft Agenda ontkoppelen in Boekbaar of via je Microsoft-accountinstellingen. Microsoft-gegevens kunnen worden verwerkt door Microsoft als aanbieder en door Boekbaar-infrastructuur subverwerkers (zie Subverwerkers).

9. Klantportaal (eindklanten)

Eindklanten kunnen optioneel een gratis klantportaal-account aanmaken om afspraken, pakketten en intakeformulieren bij meerdere Boekbaar-ondernemers te beheren. Een klantaccount is gescheiden van accounts van ondernemers en medewerkers.

• E-mailverificatie: bedrijfsgegevens worden pas zichtbaar nadat het e-mailadres is bevestigd.
• Koppeling op basis van e-mail: na verificatie kunnen bestaande klantrelaties worden gevonden. Koppeling gebeurt alleen met expliciete toestemming van de eindklant.
• Multi-business dashboard: gekoppelde gegevens worden per ondernemer gescheiden getoond; er vindt geen kruisbestuiving plaats tussen organisaties.
• Marketingvoorkeuren: eindklanten kunnen per gekoppeld bedrijf marketingtoestemming beheren in het klantportaal. Toestemming geldt per ondernemer, niet globaal.
• Geboortedatum: eindklanten kunnen hun geboortedatum optioneel beheren in het klantportaal en deze delen met gekoppelde bedrijven voor verjaardagsacties.
• Transactionele e-mails: het intrekken van marketingtoestemming heeft geen invloed op afspraakbevestigingen, herinneringen of andere dienstgerelateerde e-mails.
• Dataportabiliteit: eindklanten kunnen hun portaalgegevens exporteren als JSON.
• Account verwijderen: verwijdering van het klantportaal verwijdert het account, sessies en koppelingen. Gegevens bij individuele ondernemers blijven bestaan; voor verwijdering daar moet contact worden opgenomen met de betreffende ondernemer.
• Ontkoppelen: eindklanten kunnen een bedrijfsrelatie ontkoppelen zonder het volledige portaal-account te verwijderen.

10. Marketingcommunicatie

Ondernemers kunnen via Boekbaar automatische loyaliteitscampagnes instellen (bijv. "we missen je", verjaardagsacties en herinneringen voor een nieuwe afspraak). Deze e-mails worden alleen verstuurd wanneer de klant hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

• Toestemming: klanten kunnen toestemming geven via het boekingsformulier, een intakevraag of handmatige registratie door de ondernemer. Standaard is geen marketingtoestemming actief.
• Beheer: ondernemers kunnen marketingtoestemming en optionele verjaardagsdatum beheren in het klantdossier. Klanten met een klantportaal-account beheren hun geboortedatum zelf in het portaal.
• Verjaardagsacties: geboortedata worden alleen gebruikt voor verjaardagsacties wanneer marketingtoestemming is gegeven. Verjaardagsacties worden maximaal één keer per jaar per onderneming verstuurd.
• Opt-out: klanten kunnen hun toestemming intrekken via het klantdossier (door de ondernemer), via het klantportaal per gekoppeld bedrijf, of door contact op te nemen met de ondernemer. Na intrekking worden geen marketinge-mails meer verstuurd. Transactionele e-mails over afspraken blijven wel verstuurd.
• Logging: verzonden marketinge-mails worden gelogd (type, datum, status) voor transparantie en GDPR-naleving.

11. Verantwoordelijkheid klantgegevens

De ondernemer (salon/eigenaar) is verantwoordelijk voor de klantgegevens die hij/zij in Boekbaar invoert en voor de intake-vragen die via Boekbaar worden gesteld. De ondernemer is verantwoordelijk voor het alleen vragen van noodzakelijke gegevens. Gevoelige gezondheidsgegevens mogen alleen worden gevraagd wanneer dit nodig is voor de behandeling of begeleiding en met expliciete toestemming van de klant. Boekbaar verwerkt deze gegevens als verwerker ten behoeve van de ondernemer.

11.1 Boekbaar AI

AI-modules verwerken primair geaggregeerde bedrijfsstatistieken (afspraken, omzet, trends). Prompts en AI-logging worden bewaard voor troubleshooting en verbetering. Klant-PII wordt niet onnodig naar AI-providers gestuurd. AI-functies gebruiken uitsluitend door de gebruiker ingevoerde Boekbaar-data en geaggregeerde bedrijfsstatistieken die geen Google API User Data bevatten. Zie AI-voorwaarden.

11.2 OpenRouter

AI-verzoeken kunnen via OpenRouter worden gerouteerd naar taalmodellen. OpenRouter treedt op als subverwerker; zie onze subverwerkerslijst en DPA. Boekbaar gebruikt OpenRouter voor AI-functies, maar Google-gebruikersgegevens die via Google API's zijn verkregen worden technisch uitgesloten van AI-prompts en worden niet naar OpenRouter verzonden.

11.3 Customer Journey & Referral

Journey-stages, health scores, segmenten en referral-programma's verwerken klantgedrag en referral-metadata binnen je organisatie. De ondernemer blijft verantwoordelijk voor marketingtoestemming.

11.4 Enterprise & multi-location

Enterprise-organisaties kunnen meerdere vestigingen beheren. Locatiegegevens worden binnen de organisatie gescheiden bewaard; er is geen kruisbestuiving tussen organisaties.

11.5 Messaging

SMS en e-mailcampagnes verwerken contactgegevens en berichtinhoud volgens toestemming. Zie het messaging-beleid.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens zolang je account actief is en daarna conform wettelijke verplichtingen. Je kunt verzoeken om inzage, correctie of verwijdering via support@boekbaar.nu.

13. Cookies

Zie onze cookieverklaring voor details over cookies en je voorkeuren.

14. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Dit omvat ook je marketingtoestemming, verjaardagsdatum en het overzicht van verzonden marketingcampagnes. Neem contact op via support@boekbaar.nu. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.